Gruppeweb og Medlemsservice

Printer venlig version

Gruppeweb og Medlemsservice

Printer venlig version

Følgende nyhedsbrev er udsendt d. 16/11 2016:

Kære Gruppeweb brugere.

Det er længe siden, I har hørt fra os, og der har heller ikke været så meget at fortælle, men
som I måske har hørt, bliver vores nuværende medlemssystem "Blåt Medlem" erstattet af "Medlemsservice" ved årsskiftet.
Da Gruppeweb er tæt knyttet sammen med Blåt Medlem, får dette også betydning for Gruppeweb.
 
Alle detaljer er ikke helt på plads endnu, men vi vil her give jer et overblik over de ændringer, der nu er på plads.
Bemærk, at denne mail kun indeholder information om Medlemsservice i relation til Gruppeweb. Øvrig information om Medlemsservice og overgangen fra Blåt Medlem, finder du på dds.dk/medlemsservice
Login
Det vil i store træk fungere som nu. Blåt Login vil dog smelte sammen med Medlemsservice, så det er selve medlemssystemet, man bliver ledt over til, når man klikker "Log ind" - og så bliver man ledt tilbage til Gruppeweb, efter man er logget ind.
Man kan altid logge ind med sit medlemsnummer, men hvis man vil bruge sin e-mailadresse til at logge ind med, må den ikke være registeret på andre personer! Det er derfor en god idé at rydde op i systemet, hvis man f.eks. har samme e-mail registreret på både en spejder og en forælder.
 
Adresselister
Forbliver i Gruppeweb og trækker fremover data fra Medlemsservice.
 
Gruppens placering på kortet (på forsiden)
Vil også blive baseret på adressen i Medlemsservice.

Gruppens adresseoplysninger i bunden af siderne
Dette er en tekst, som man manuelt kan rette. Den bliver kun trukket automatisk, når gruppen første gang begynder at bruge Gruppeweb. (Det er for at man kan skrive præcis den kontaktinformation, man ønsker på siderne).
 
Arrangementer og tilmeldinger
Den største ændring er nok, at Medlemsservice indeholder en arrangementsdel med kortbetaling.
Da tilmeldingsdelen bl.a. vil være mobilvenlig og giver bedre muligheder for at skrive til deltagerne, vil vi erstatte Gruppewebs tilmeldingssystem med den i Medlemsservice - men selvfølgelig sådan så arrangementer i kalenderen stadig er knyttet sammen med tilmeldingen i Medlemsservice, og vi vil stadig have blokken med åbne tilmeldinger i Gruppeweb.

I praksis vil man som leder blive ledt over i Medlemsservice, når man klikker "Opret tilmelding", ligesom brugerne vil komme over på en tilmelding i Medlemsservice, når de klikker "Tilmeld".

Betalingerne vil automatisk blive bogført i Medlemsservice. Man vil ikke kunne aktivere kortbetaling på Medlemsservice uden at have et regnskab (men man vælger fortsat selv, om man faktisk vil bruge systemet til at føre hele gruppens regnskab).

Vi anbefaler, at man så vidt muligt sætter sidste tilmeldingsfrist til 31/12 2016 (eller tidligere) - eller helt venter med tilmeldingen til Medlemsservice er sat i drift.
 
Indmeldelser
Medlemsservice indeholder også en on-line indmeldelse, som vil være med til at gøre medlemshåndtering nemmere. Det vil derfor ikke være muligt at overføre indmeldelser modtaget gennem Gruppeweb til Medlemsservice, så det er vigtigt at få oprettet alle modtagne indmeldelser inden 31/12 2016, så de bliver overført, når vi flytter data fra Blåt Medlem til Medlemsservice. Hvis ikke alle medlemmer, der er indmeldt inden 31/12 2016, er oprettet i Blåt Medlem, må man indtaste dem manuelt i det nye system.

Der er nogle forskelle på indmeldelserne. I Medlemsservice kan man ikke vælge spørgsmål til og fra - der er én fast formular. Man kan heller opkræve betaling ved indmeldelsen.
Til gengæld er der kommet væsentlige forbedringer omkring håndtering af ventelister, og man kan efter man har modtaget en indmeldelse (og spejderen har fået en plads) danne en opkrævning på kontingent, indmeldelsesgebyr og evt. andet, som man kan sende pr. e-mail og få betalt med kortbetaling.
 
Kontingent
Nogle grupper har brugt tilmeldingsdelen til at betale kontingent med. Det er der ingen grund til at gøre fremover, da Medlemsservice indeholder en kontingentdel, hvor man kan betale med kort - og tilmelde sit kort til automatisk betaling.


Sådan forbereder I jer:
 
Inden 31/12 2016
Opdatér medlemsoplysningerne i Blåt Medlem. Sørg specielt for, at e-mail og mobilnummer kun er registreret på den person, de tilhører (forældres e-mail skal kun registreres på forældrene - ikke på spejderen). Der ligger en vejledning på dds.dk/medlemsservice, hvor man kan se, hvordan data bør være.

Hvis det er muligt, så planlæg jeres tilmeldinger, så I enten sætter sidste tilmeldingsfrist d. 31/12 2016 (eller tidligere) - eller venter med at lave tilmeldingen til Medlemsservice er kommet i drift primo 2017.
 
Sørg for at have oprettet alle indmeldelser fra Gruppeweb i Blåt Medlem.
 
Primo 2017
Aktivér kortbetaling i Medlemsservice, hvis I bruger kortbetaling.

Opret arrangementer, som har ventet på det nye system.


  Med spejderhilsen

    Gruppeweb-teamet

Denne mail er sendt til webansvarlige i grupper, divisioner og andre enheder, der har oprettet en Gruppeweb hjemmeside. Hvis enheden ikke har mindst én webansvarlig, er mailen sendt til de medlemsansvarlige.